דאטה ממשקית היא מערכת דינמית אשר פותחה על ידי החברה המאפשרת המרת נתוני הגבייה מחברות האשראי והבנקים אל תוך מערכת הנה"ח של העסק בצורה ממוחשבת וביצוע בקרה על תהליך הגבייה הנעשית על ידי בית העסק אל מול הזיכויים המתקבלים מחברת האשראי בפועל.
הבעיה כיום
ברוב העסקים המבצעים שימוש בגבייה באמצעות כרטיסי אשראי, מוזנת מערכת הנהח"ש מנתונים המגיעים מתוך ספרי העסק: ספר קופה וריכוז הכנסות.
נתונים אלו מוקלדים בהנה"ח ומהווים את צד החובה בעסק המכונה בשם קופה.
מול רישומים אלו, מתבצע הרישום של זיכויי כרטיסי האשראי בעת קבלת פירוט הזיכוי מחברת האשראי, והרישום נעשה באופן ידני בד"כ.
בהמשך נבדק הזיכוי אל מול הרישום בקופה ואמורות להתבצע התאמות ידניות בין הגבייה בספרי העסק לתקבולים בפועל מחברות האשראי.
בעסקים המבצעים ריבוי עסקאות בכרטיסי אשראי , או ריבוי תשלומים בעסקאות קיימת בעייתיות בהתאמת היתרות בין ספרי הקופה שכן מדובר בביצוע רישומים ידניים מסורבלים וכן חל קושי בהתאמת היתרות , מה גם שחלק מההודעות של חברת האשראי מגיע בתפזורת ולעיתים קשה להשגה.
הפתרון שלנו
חברות האשראי והבנקים מספקים ללקוחותיהם מידע ממוכן (קבצים) על כל פעולות העסק שנרשמו ועברו אצלם. אותו מידע המשמש בפועל לזיכוי חשבון הלקוח בבנק וכמובן למידע כללי ואישורי יתרות. הקבצים מכילים בתוכם את נתוני ההפקדות, ביטולי העסקאות, הזיכויים בבנק וכל מידע הקשור לתנועות הכספיות של הלקוח.
באמצעות שירותי מערכת דאטה ממשקית :
בשלב הראשון- מבוצעת המרה של קבצים אלו המתקבלים במבנים שונים, למבנה אחיד מוגדר מתואם עם אינדקס הלקוח
בשלב השני- המערכת מייצרת קבצי מימשקים לפקודות יומן /דף בנק, הנקלטים אל תוך תוכנת הנהלת החשבונות של העסק.
על ידי קליטת הנתונים הנעשית בצורה ממוחשבת ניתן ליישם התאמה מלאה של היתרות בספרים אל מול חברות האשראי ולהגיע לאפס טעויות בין האישורים מחברות האשראי מהבנקים לבין ספרי החברה וכן התאמה אוטומטית של כל עסקה ועסקה.
יתרונות המערכת
- הזרמת נתונים ממוכנת, ללא הקלדה ידנית ומניעת טעויות אנוש בקליטתם לתוך מערכות קיימות.
- חיסכון ניכר בעלויות תפעול ועיבוד נתונים.
- כיום קיימת זמינות גבוהה ופשוטה לקבלת קבצי מידע (לצורך יבוא), בדואר אלקטרוני ומאתרי החברות באינטרנט, או לחילופין קבלת המידע ע"י מדיה מתאימה המסופקת מהחברות וכל זאת בעלות שולית ואף בחינם.
